Vidéos de cours, réunions en ligne et autres conférences via l’application « Zoom »
Au titre d’organisme responsable au sens de l’Art. 4, alin. 1, n° 7, nous souhaitons vous informer ci-après du traitement des données personnelles réalisé dans le cadre de l’utilisation de « Zoom ».
Objet du traitement
Nous utilisons l’outil « Zoom » pour réaliser des vidéos de cours, des conférences téléphoniques, des réunions en ligne, des vidéo-conférences et / ou des webinaires (ci-après : « réunions en ligne »). « Zoom » est un service proposé par Zoom Video Communications, Inc., dont le siège est aux USA (Californie).
Responsable
Est responsable du traitement des données réalisé dans le cadre de la réalisation des réunions en ligne la société Getriebebau NORD GmbH & Co. KG, Getriebebau-Nord-Str. 1, 22941 Bargteheide.
Quelles données sont traitées ?
L’étendue des données nécessaires à l’utilisation de l’application dépend des informations que vous données avant / lors de l’utilisation d’une « réunion en ligne ».
Généralement, sont traitées les données personnelles suivantes : Informations sur l’utilisateur : Prénom, nom, téléphone (facultatif), adresse e-mail, mot de passe (si la fonction « Single-Sign-On » n’est pas utilisée), photo de profil (facultatif), service (facultatif)
Métadonnées de la réunion : Sujet, description (facultatif), adresses IP des participants, informations sur les appareils / les équipements matériels
Lors d’enregistrements (facultatif) : Fichier MP4 de tous les enregistrements vidéos, audios et de présentations, fichier MP4 de tous les enregistrements audios, fichier texte des chats lors des réunions en ligne.
Lors d’un accès via le téléphone : Information sur le numéro d’appel entrant et sortant, nom du pays, heure de début et de fin. Il est possible que d’autres données relatives à la connexion, telles que l’adresse IP de l’appareil, soient enregistrées. Données textes, audios et vidéos : Vous aurez éventuellement la possibilité d’utiliser, lors d’une « réunion en ligne », d’utiliser les fonctions de chat, de question ou de sondage. Les informations que vous donnez sous forme de texte sont traitées afin de pouvoir les afficher dans la « réunion en ligne » et, le cas échéant, de les intégrer au compte-rendu. Afin de permettre l’affichage de vidéos et la restitution des audios, pendant la durée de la réunion, sont traitées les données du microphone de votre terminal et d’une éventuelle caméra vidéo.
Vous pouvez à tout moment éteindre ou couper le son de la caméra ou du microphone via les applications « Zoom ».
Pour participer à une « réunion en ligne », vous devez au moins donner des informations sur votre nom, afin de pouvoir entrer dans la « salle de réunion ».
Étendue du traitement
Nous utilisons « Zoom » pour réaliser des réunions en ligne. Si nous voulons enregistrer des réunions en ligne, nous vous le ferons savoir au préalable de manière transparente et, si nécessaire, nous vous demanderons votre accord. L’enregistrement en cours est indiqué dans l’appli « Zoom ».
Si nécessaire pour l’établissement de comptes-rendus sur les évènements d’une réunion en ligne, nous établirons un compte-rendu des contenus du chat. Toutefois, en règle générale, ce n'est pas le cas.
Dans le cas de webinaires, nous pouvons, aux fins d’enregistrement et de traitement ultérieur des webinaires, également traiter les questions posées par les participants au webinaire.
Si vous êtes enregistré sur « Zoom » en tant qu’utilisateur, il est alors possible d’enregistrer des rapports sur les réunions en ligne (métadonnées des réunions, données sur les connexions téléphoniques, questions et réponses lors des webinaires, fonction de sondage des webinaires) jusqu’à un mois.
La possibilité existant dans « Outils des réunions en ligne » et « Zoom » d’une « surveillance de l’attention » logicielle est désactivée.
Une prise de décision automatisée au sens de l’ Art. 22 du RGPD n’est pas appliquée.
Fondements juridiques du traitement des données
Pour les salariés de la société Getriebebau NORD GmbH & Co. KG, le traitement des données se fonde sur le § 26 BDSG. Si, dans le cadre de l’utilisation de « Zoom », certaines données ne sont pas nécessaires pour le traitement des données, mais constituent néanmoins une partie élémentaire de l'utilisation de « Zoom », traitement des données a alors pour fondement juridique l'Art 6, alin. 1, point f) du RGPD. Dans ces cas, notre intérêt réside dans la mise en œuvre efficace des cours et autres réunions en ligne en période d'interdiction de rassemblements. Pour les autres participants à des « réunions en ligne », le traitement des données a pour fondement juridique, dans la mesure où les réunions se font dans le cadre de relations contractuelles, l’Art 6, alin. 1 lettre b) du RGPD, et, par ailleurs, l’Art. 6 alin. 1 lettre f). Les fondements juridiques d’un éventuel enregistrement sont l’accord donné conformément à l'Art. 6, Alin. 1, lettre f, du RGPD.
Destinataire / Transmission de données
Les données personnelles traitées dans le cadre de la participation à des « réunions en ligne » ne sont jamais transmises à des tiers,
dans la mesure où elles ne sont pas destinées à être transmises. Veuillez noter que les contenus issus de « réunions en ligne » ou de réunions personnelles servent souvent à communiquer des informations aux clients, aux personnes intéressées ou à des tiers, et sont donc destinées à être transmises. Autres destinataires : La société « Zoom Video Communication Inc. » a nécessairement connaissance des données susmentionnées, dans la mesure où c'est prévu dans le cadre de notre contrat de traitement d’ordre avec « Zoom ». Le fournisseur n’est pas informé des contenus, donc du matériel photo et audio, partagé via l’application.
Traitement des données hors de l’union Européenne
« Zoom » est un service proposé par un fournisseur basé aux USA, un pays tiers (hors de la zone de validité du RGPD). Nous avons conclu avec le fournisseur de « Zoom » un contrat de traitement d’ordre conforme aux exigences de l'Art 28 du RGPD. Nous avons configuré l'environnement d’utilisation de Zoom de manière à ce qu’aussi peu de données que possible soient transmises à Zoom. Il n'est toutefois pas possible d’exclure totalement que Zoom ait accès aux données personnelles même hors de l’UE / de l’EEE. Un niveau de protection des données approprié est assuré par la conclusion de clauses contractuelles UE types conformément à l’Art. 46, Alin. 2, Lettre c du RGPD.