Videoföreläsningar, online-möten och andra konferenser via applikationen ”Zoom”
Som ansvarigt organ i enlighet med paragraf 4, avsnitt 1, punkt 7 vill vi nedan informera dig om behandlingen av personuppgifter i samband med användning av "Zoom".
Behandlingens syfte
Vi använder applikationen ”Zoom” för att genomföra videoföreläsningar, telefonkonferenser, online-möten, videokonferenser och/eller webbinarier (nedan kallade: Online Meetings”). ”Zoom” är en tjänst från Zoom Video Communications, Inc., med säte i USA (Kalifornien).
Ansvarig
Ansvarig för databehandlingen i omedelbart samband med Online Meetings, är Getriebebau NORD GmbH & Co. KG, Getriebebau-Nord-Str. 1, 22941 Bargteheide.
Vilka uppgifter behandlas?
Omfattningen av de uppgifter som krävs för att använda applikationen beror på vilka uppgifter du lämnar innan eller när du deltar i ett ”Online Meeting”.
Följande personuppgifter behandlas i regel: Användarinformation: Förnamn, efternamn, telefon (valfritt), e-postadress, lösenord (om ”single sign on” inte används), profilbild (valfritt), avdelning (valfritt)
Meeting-metadata: Ämne, beskrivning (valfritt), deltagarnas IP-adresser, information om enhet/hårdvara
För inspelningar (valfritt): MP4-fil med alla video-, ljud- och presentationsinspelningar, M4A-fil med alla ljudinspelningar, textfil för Online Meeting-chatt.
För anslutning med telefon: Information om inkommande och utgående telefonnummer, landsnamn, start- och sluttid. Eventuellt kan ytterligare anslutningsdata som enhetens IP-adress sparas. Text-, ljud- och videoinformation: Du kan ha möjlighet att använda chatt-, fråge- eller enkätfunktionerna i ett ”Online Meeting”. I så fall bearbetas den textinmatning du gör för att visa den i ditt ”Online Meeting” och vid behov dokumentera den. För att kunna visa videofilm och spela upp ljud kommer data från mikrofonen på din slutenhet och från eventuell videokamera på slutenheten att behandlas i enlighet med detta så länge mötet pågår.
Du kan själv stänga av kameran eller mikrofonen när som helst med hjälp av ”Zoom”-applikationerna.
För att delta i ett ”Online Meeting” måste du åtminstone lämna uppgifter om ditt namn för att få tillträde till mötet.
Behandlingens omfattning
Vi använder ”Zoom” för att ha våra Online Meetings. Om vi spelar in Online Meetings kommer vi att informera dig öppet i förväg och – vid behov – be om ditt samtycke. Vidare visar din ”Zoom”-app att mötet spelas in.
Om resultatet av ett Online Meeting måste dokumenteras kommer vi att dokumentera chattinnehållet. Men detta är i regel inte fallet.
Under webbinarier kan vi också behandla frågor som ställs av webbinariets deltagare i syfte att spela in och följa upp webbinariet.
Om du är registrerad som ”Zoom”-användare kan rapporter om Online Meetings (Meeting-metadata, telefonuppringningsdata, frågor och svar i webbinarier, undersökningsfunktion i webbinarier) lagras på ”Zoom” upp till en månad.
Möjligheten till mjukvarubaserad ”attention monitoring” (”attention tracking”) i ”Online Meeting”-applikationer verktyg som ”Zoom” är inaktiverad.
Automatiserat beslutsfattande i enlighet med definitionen i paragraf 22 GDPR används inte.
Databehandlingens rättsliga grund
För anställda hos Getriebebau NORD GmbH & Co. KG är § 26 i BDSG den rättsliga grunden för databehandling. Om uppgifter inte krävs för databehandling i samband med användningen av ”Zoom”, men ändå är en elementär del av ”Zooms” är paragraf 6, avsnitt 1 f) i GDPR den rättsliga grunden för databehandlingen. I dessa fall berättigas vårt intresse av ett effektivt genomförande av kurser och andra Online Meetings när det råder förbud att samlas. För övriga deltagare i ”Online Meetings” – i den mån dessa möten hålls inom ramen för avtalsförhållanden – är den rättsliga grunden för databehandling 6, avsnitt 1 b) i GDPR , annars 6, avsnitt 1 f). Den rättsliga grunden för behandlingen är samtycke i enlighet med paragraf 6, avsnitt 1 a) i GDPR.
Mottagare/vidarebefordran av uppgifter
Personuppgifter som behandlas i samband med deltagande i ”Online Meetings” lämnas i allmänhet inte vidare till tredje part,
såvida de inte är avsedda att vidarebefordras. Observera att innehåll från såväl ”Online Meetings” som från möten ansikte mot ansikte ofta används för att kommunicera information med kunder, intressenter eller tredje part och är därför avsett att föras vidare. Andra mottagare: ”Zoom Video Communication Inc.” får med nödvändighet kunskap om ovanstående uppgifter, i den mån detta ingår i vårt orderhanteringsavtal med ”Zoom”. Tjänsteleverantören får ingen kunskap om innehåll, det vill säga bild- och ljudmaterial som delas via applikationen.
Databehandling utanför EU
”Zoom” är en tjänst som tillhandahålls av en leverantör från USA, det vill säga ett tredje land (utanför GDPRs giltighetsområde). Vi har slutit ett orderhanteringsavtal med ”Zooms” leverantör, vilket uppfyller kraven i paragraf 28 i GDPR. Vi har konfigurerat Zooms användningsmiljö så att så lite data som möjligt skickas till Zoom. Det kan dock inte uteslutas helt att Zoom även har tillgång till personuppgifter utanför EU/EES. En lämplig dataskyddsnivå fastställs i EU-standardavtalsklausuler i enlighet med paragraf 46, avsnitt 2 c i GDPR.